RIMBORSI SPESE DI TRASFERTA AGLI AMMINISTRATORI

Con la presente desideriamo fornirvi alcune indicazioni pratiche sui rimborsi spese che le vostre società possono riconoscere agli amministratori per le trasferte di lavoro, chiarendo quando questi rimborsi sono deducibili fiscalmente e se rappresentano reddito per chi li riceve.

QUANDO I RIMBORSI SONO DEDUCIBILI PER LA SOCIETÀ

La regola fondamentale è molto semplice: i rimborsi sono deducibili quando la trasferta serve davvero all’attività dell’azienda.

Non basta dire “è andato in trasferta”, bisogna dimostrarlo. Per questo motivo è importante che:

• La trasferta abbia una finalità aziendale chiara (incontro clienti, fiera, riunioni operative, ecc.)
• Ci siano documenti che giustifichino le spese sostenute
• Gli importi siano ragionevoli rispetto al tipo di trasferta

Quando questi elementi ci sono, l’Agenzia delle Entrate considera i rimborsi come normali costi aziendali.

LE DIVERSE MODALITÀ DI RIMBORSO

Esistono tre modi principali per rimborsare le spese di trasferta agli amministratori:

1. RIMBORSO DELLE SPESE EFFETTIVE (Analitico)

È il sistema più semplice: l’amministratore paga di tasca sua e la società gli rimborsa l’importo esatto.

Funziona così:

• L’amministratore conserva fatture, ricevute e scontrini di tutto ciò che spende (hotel, ristorante, treno, taxi, ecc.)
• Presenta i documenti alla società con una breve relazione sulla trasferta
• La società rimborsa esattamente quello che è stato speso

2. RIMBORSO FORFETTARIO GIORNALIERO

La società riconosce una somma fissa al giorno, senza chiedere le ricevute delle spese.

Importi massimi che non creano reddito all’amministratore (2025):

• Trasferte in Italia: 46,48 euro al giorno
• Trasferte all’estero:  77,47 euro al giorno

Se la società paga importi superiori a questi limiti, la differenza diventa reddito tassabile per l’amministratore.

3. RIMBORSO MISTO

È una combinazione delle altre due soluzioni.

I limiti di esenzione detti sopra (46,48 gg per Italia – 77,47 gg per estero) vengono ridotti qualora la società sostenga, per l’amministratore, spese di vitto e/o

alloggio.

RIMBORSO CHILOMETRICO PER AUTO

Quando l’amministratore usa la propria auto per trasferte aziendali, la società può riconoscere un rimborso in base ai chilometri percorsi.

Come funziona:

• Si calcola la distanza effettivamente percorsa per motivi aziendali
• Si applica il coefficiente ACI aggiornato annualmente

Attenzione ai limiti di potenza:

• Auto a benzina: fino a 17 CV fiscali
• Auto a gasolio: fino a 20 CV fiscali

Se l’auto ha una potenza superiore a questi limiti, il rimborso chilometrico eccedente costituisce reddito tassabile per l’amministratore.

Importante: Il rimborso chilometrico entro i coefficienti ACI e i limiti di potenza (17 CV benzina, 20 CV gasolio) non costituisce reddito per l’amministratore e è completamente deducibile per la società.

COSA SUCCEDE SE SI SUPERANO I LIMITI

Quando i rimborsi superano i limiti previsti, la parte eccedente:

Per la società:

• Rimane comunque deducibile se la spesa è inerente all’attività

Per l’amministratore:

• Concorrerà alla determinazione dell’imponibile contributivo e fiscale

IN SINTESI

• Rimborsi analitici documentati: sempre OK, niente tasse per l’amministratore
• Rimborsi forfettari entro i limiti: OK, niente tasse per l’amministratore
• Rimborsi chilometrici nei coefficienti ACI e limiti di potenza: sempre OK, niente tasse per l’amministratore
• Tutto quello che supera i limiti: diventa reddito tassabile per l’amministratore
• Si ricorda che tutti gli importi devono essere indicati in busta paga mensilmente

CONCLUSIONI

Una gestione corretta dei rimborsi spese permette di ottimizzare la fiscalità aziendale senza creare problemi agli amministratori. La chiave è la semplicità: documentare bene le trasferte e restare entro i limiti previsti dalla normativa.