ADEGUATI ASSETTI CONTABILI – FATTURE INESISTENTI

A proposito di adeguati assetti, di cui all’art 2086 c.c., considerate il corretto comportamento che deve tenere l’azienda nella formalizzazione dei rapporti con i fornitori o con i clienti.

Recentemente i rilievi da parte degli organi di controllo circa le contestazioni per operazioni inesistenti  registrano un sensibile incremento.

Di seguito trovate una sorta di kit per verificare la vostra situazione in tema di corretta fatturazione.

Nella prassi, si assiste a un ampliamento significativo di contestazioni di falsa fatturazione, che non riguardano più soltanto schemi fraudolenti manifesti, ma coinvolgono spesso operazioni economiche anche reali, ma caratterizzate da elementi di atipicità, complessità o scarsa formalizzazione documentale. In questo scenario, il rischio per il contribuente è quello di vedere trasformate anomalie organizzative o carenze documentali in presunzioni di inesistenza dell’operazione, con le conseguenze del caso sotto il profilo fiscale e penale.

La contestazione di falsa fatturazione può essere per fatture OGGETTIVAMENTE inesistenti, quando l’operazione sottostante non esiste, oppure fatture SOGGETTIVAMENTE inesistenti (operazione avvenute ma uno dei due soggetti indicati in fattura non coincide con il reale fornitore o acquirente).

L’amministrazione deve dimostrare l’esistenza di un meccanismo fraudolento, fittizietà del fornitore e soprattutto la consapevolezza del cliente rispetto alla frode; una volta forniti tali elementi, il contribuente  deve dimostrare di non sapere e di non poter sapere, usando l’ordinaria diligenza qualificata, di partecipare a una frode.

Ne consegue che non serve tanto dimostrare l’esistenza dell’operazione, ma provare il comportamento diligente del contribuente. Per questo l’operatore economico deve dimostrare di aver svolto verifiche coerenti con il tipo di operazione.

Il memorandum che trovate, è una sorta di mansionario per l’amministrazione che può essere utile per analizzare se i comportamenti e/o le verifiche normalmente utilizzate sono sufficienti per una corretta difesa a sostegno dell’operazione.

FATTURE SOGGETTIVAMENTE INESISTENTI

Identità e affidabilità del fornitore

• Visura camerale aggiornata oggetto sociale coerente con prestazione e attenzione a società neocostituite, bilancio, partita Iva attiva
• Sede reale e operativa attiva: indirizzo verificabile, foto, mappe online, sopralluoghi, sito internet
• Struttura organizzativa dipendenti o collaboratori; mezzi, attrezzature, magazzino, capacità di svolgere l’attività fatturata
• Adempimenti fiscali /contributivi assolti
• Rapporti diretti: individuazione interlocutore effettivo e suo ruolo, indirizzo mail e recapiti

Coerenza economica operazione

• Confronto con valori di mercato: attenzione a prezzi eccessivamente bassi
• Operazione coerente con il business: rientra nel ciclo produttivo non è episodica o anomala
• Assenza di vantaggi fiscali «dominanti»: l’operazione ha una logica commerciale/industriale
• Continuità del rapporto

Assenza contrattualistica e documentazione preventiva

• Contratto scritto, oggetto chiaro e dettagliato, durata, modalità, corrispettivo, firma di soggetti legittimati
• Preventivi conservati, scelta motivata del fornitore
• Ordini d’acquisto formali coerenti con fattura e prestazione
• Dichiarazioni fornitori: regolarità Iva, Durc, eccetera

Pagamenti e flussi finanziari

• Pagamenti tracciabili, intestazione corretta, causale coerente con riferimento a contratto/fattura
• Pagamento al soggetto che emette fattura

Da evitare

Fornitore senza dipendenti ma con grandi volumi

Prezzi troppo bassi o margini irrealistici

Richiesta di pagamenti urgenti o in contanti

Sede condivisa con molte altre società

Assenza di sito, recapiti, referenze

Uso di intermediari non giustificati

FATTURE OGGETTIVAMENTE INESISTENTI

Esistenza reale operazione

• Contratto scritto descrizione puntuale di beni/servizi, quantità, qualità, unità di misura condizioni di esecuzione
• Ordini e conferme ordine d’acquisto coerente con fattura, date compatibili con l’esecuzione
• Effettiva esecuzione prova che il bene/servizio esiste davvero

Quantità e qualità della prestazione

• Documenti di trasporto (Ddt), quantità consegnata, date e luoghi
• Verbali di consegna o collaudo
• Report tecnici, Sal, time-sheet, fotografie, perizie, output del servizio, avanzamento reale dei lavori, email operative e tecniche
• Tracciabilità fisica carichi/scarichi, inventari coerenti

Importo corrispettivo (inesistenza parziale/sovrafatturazione)

• Prezzo unitario congruo confronto con prezzi di mercato listini, benchmark, offerte alternative
• Coerenza quantità per prezzo: verifica matematica
• Assenza di componenti fittizie: no voci generiche («consulenza», «servizi vari»)
• Giustificazione eventuali extra -costi: urgenze, personalizzazioni, complessità tecniche

Coerenza temporale

• Date coerenti tra contratto, ordine, esecuzione, fattura
• No fatture anticipate senza prova, fatturazione progressiva supportata da Sal
• Periodo competenza corretto costi imputati all’esercizio giusto
• Documentazione contabile e tecnica
• Fattura dettagliata e coerenza contabile
• Capitalizzazione corretta (se beni strumentali)
• Pagamenti tracciabili con tempistica coerente

DA EVITARE

Fatture con descrizioni vaghe

Quantità non riscontrabili fisicamente

Costi ripetuti senza output

Servizi intangibili non documentati

Prezzi fuori mercato

Nessuna evidenza di utilizzo /rivendita del bene/servizio