Spese di trasferta – modalità operative alla luce della nuova e-fattura

Complicazioni in vista per le aziende relativamente alla deduzione e detrazione delle spese sostenute dai loro lavoratori in trasferta.

Dal 1° gennaio, i dipendenti che utilizzano il rimborso analitico o misto in base all’articolo 51, comma 5 del Testo unico delle imposte sui redditi, potranno avere qualche difficoltà nell’ottenere la fattura elettronica per le spese sostenute, ad esempio, in alberghi e ristoranti, necessaria al datore per detrarre l’Iva.

Per l’acquisto di carburante, invece, l’agenzia delle Entrate prevede che la deduzione del costo, anche parziale, sia possibile solo se la targa del veicolo viene indicata nella e-fattura, sebbene questo dato, in generale, non sia un elemento obbligatorio. Naturalmente, analoghe difficoltà potranno averle anche imprenditori e professionisti.

Trasferte

Sebbene l’emissione della fattura sia obbligatoria solo su richiesta del cliente, l’eventuale impossibilità da parte del prestatore del servizio di trasmetterla allo Sdi (sistema di interscambio) potrebbe essere ovviata con l’emissione al dipendente in trasferta dello scontrino (anche non parlante, secondo la circolare 188/E/1998, risposta 1) o della ricevuta fiscale (anche intestata al dipendente e non al datore di lavoro; nota 21 settembre 1979, n. 9-1108). Ma non senza pregiudizio per il datore di lavoro che in questo caso non potrebbe detrarre l’Iva.

Per recuperare l’imposta, infatti, il documento deve essere intestato al datore di lavoro e i dati dei dipendenti devono essere indicati nella e-fattura (causale di “Dati Generali”) o in apposita nota allegata (circolare 6/E/2009, risposta 2).

Se il file xml non può essere inviato subito allo Sdi, è possibile rilasciare uno scontrino o una ricevuta fiscale (o una quietanza, la ricevuta del Pos o il cosiddetto “documento commerciale” nel caso di invio telematica dei corrispettivi) e successivamente (entro la liquidazione Iva per il primo semestre 2019 ovvero fino a settembre per i contribuenti mensili; a regime, per tutti, entro dieci giorni dall’operazione) emettere l’e-fattura immediata (quindi, non “sostitutiva” dei corrispettivi), indicando la data dell’operazione e, nel blocco “AltriDatiGestionali”, i dati dell’eventuale scontrino o ricevuta (Faq dell’agenzia delle Entrate del 21 dicembre 2018).

In alternativa, se viene rilasciato lo scontrino “parlante” o una ricevuta fiscale, si potrà emettere una e-fattura differita.

Rifornimenti di carburante

Dal 1° gennaio 2019 tutti gli acquisti di carburante per autotrazione presso i distributori da soggetti passivi Iva dovranno essere documentati con la fattura elettronica.

Anche se per l’articolo 21, comma 2, del Dpr 633/1972, la targa del veicolo non è un elemento obbligatorio, questo dato può comunque essere inserito, ai fini della relativa deducibilità seppur parziale del costo (circolare 8/E del 30 aprile 2018, paragrafo 1.1 e circolare Assonime 17 del 6 luglio 2018), nella e-fattura nell’elemento “AltriDatiGestionali” del macroblocco “DatiBeniServizi”.

In ogni caso, dal 1° luglio 2018, sia per la detraibilità dell’Iva, che per la deducibilità dei costi, è anche richiesto che il pagamento sia effettuato con mezzi tracciabili (bancomat, carte di credito eccetera).

Qr code

Operativamente può essere utile dotare i propri dipendenti del QR code con i dati del datore di lavoro, in modo tale da velocizzare e snellire le operazioni di fatturazione. Tuttavia, la soluzione funziona solo con gli albergatori e i ristoratori che sono dotati di lettori in grado di leggere il codice.

Per i rifornimenti di carburante si è in attesa di chiarimenti dall’amministrazione finanziaria, nella speranza di uno snellimento degli adempimenti. In particolare, visto l’obbligo della tracciabilità dei pagamenti, potrebbe essere stabilita come superflua l’indicazione della targa anche ai fini della deducibilità dei costi.