LE BASI PER GLI ADEGUATI ASSETTI

Le regole di base degli assetti organizzativi

Gli adeguati assetti devono essere formalizzati e concretamente funzionanti.  Il documento dei Dottori Commercialisti individua tre profili di verifica — statico, dinamico e comportamentale — per valutare la capacità dell’impresa di organizzarsi, monitorare la gestione, rilevare tempestivamente la crisi e attivare le misure previste dall’articolo 2086 c.c.

Nel maggio di quest’anno, il Consiglio Nazionale Dottori Commercialisti è ritornato sul tema degli assetti organizzativi amministrativi e contabili dopo che, nel luglio del 2023, aveva emesso 2 documenti sul tema.

Il documento CNDCEC evidenzia 3 componenti cardine degli assetti organizzativi che sono diventate lo standard probatorio nei processi civili e penali.

La prima componente, che il documento cataloga come evidenze statiche e strutturali, è quella volta a dimostrare l’esistenza di un sistema organizzativo formale e strutturato. Tra i punti rilevanti il documento cita:

• organigramma, deleghe, procure;
• sistemi di autorizzazione e segregazione delle funzioni;
• procedure amministrative e contabili;
• regolamenti interni;
• mappa dei processi e dei rischi.

La seconda componente è quella volta a dimostrare che il sistema è effettivamente funzionante.

Vengono pertanto indicati alcuni aspetti significativi come:

• riunioni periodiche e flussi informativi;
• reporting gestionale e KPI;
• analisi degli scostamenti e azioni correttive.

La terza è quella che viene denominata “evidenza comportamentale o decisionale” e attiene alla dimostrazione della capacità dell’organo amministrativo e dei responsabili apicali delle varie funzioni:

• di reagire di fronte ai segnali di criticità;
• di assumere senza indugio le opportune azioni di rimedio;
• di attivare, quando opportuno, strumenti interni o esterni di regolazione della crisi.

Come ricordato sopra, questa tripartizione è oggi la griglia di verifica utilizzata dai Tribunali nelle ispezioni art. 2396‑quater, c.c., il che fa ben capire come sia importante che gli amministratori, pur tenendo conto delle semplificazioni che adotteranno nelle società di minori dimensioni e/o meno complesse, adempiano al dovere regolato dall’art. 2086 del Codice civile per non essere chiamati in responsabilità su questi temi.

Si ricorda che tale dovere è in vigore dal marzo del 2019, a seguito della riscrittura, operata dal Codice della Crisi, del testo dell’art. 2086, c.c., che recita: «L’imprenditore, che operi in forma societaria o collettiva, ha il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale, nonché di attivarsi senza indugio per l’adozione e l’attuazione di uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale».

Risulta evidente che l’assetto amministrativo rappresenti, a giudizio della migliore dottrina, il “cuore” del sistema che collega la rilevazione contabile dei fatti aziendali    assetto contabile) con la struttura di ruoli e deleghe (assetto organizzativo), trasformando dati grezzi in informazioni gestibili.

In questa prospettiva, il documento del CNDCEC indica come l’assetto amministrativo debba comprendere in particolare:

• il sistema di pianificazione e budgeting;
• il sistema di controllo di gestione e reporting;
• i meccanismi di trasmissione delle informazioni agli organi di governo e di controllo;
• le procedure amministrative per la gestione dei cicli contabili significativi quali, ad esempio, quello attivo e passivo.

Va da ultimo enfatizzato di nuovo che, se l’adeguatezza dell’assetto organizzativo deve basarsi su documenti formali (es: procedure), è comunque indispensabile che si possa dimostrare il suo efficace funzionamento tramite evidenze di flussi informativi e documenti come, ad esempio, le previsioni e rendicontazioni periodiche, che dimostrino che l’assetto implementato non è solo sulla carta ma è anche operativamente funzionante.